Nowe przepisy o outsourcingu od czerwca 2025 — co musi wiedzieć firma
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują ustawy, które przekreśliły klasyczny outsourcing pracowniczy cudzoziemców. Kary sięgają dziesiątek tysięcy złotych — także dla klienta. Wyjaśniamy, co się zmieniło i jak działać legalnie.
Co się wydarzyło
1 czerwca 2025 r. weszły w życie dwie ustawy z 20 marca 2025 r.: o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP oraz o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Razem uszczelniły one rynek pracy tymczasowej i outsourcingu — przede wszystkim w zakresie pracy cudzoziemców.
Najważniejsza zmiana: powierzanie pracy cudzoziemcowi na rzecz osoby trzeciej przez podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej z wpisem do rejestru KRAZ, jest traktowane jako nielegalne. Oznacza to koniec popularnego wcześniej modelu, w którym firmy „wynajmowały” pracowników z zagranicy od podmiotów bez uprawnień agencji.
Jakie kary grożą i komu
Sankcje dotykają obu stron umowy — nie tylko dostawcy pracowników, ale też firmy, która z takiej usługi korzysta.
- Grzywna nie niższa niż 6 000 zł za każdy przypadek nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi
- W najpoważniejszych przypadkach kary sięgają nawet 100 000 zł
- Odmowa legalizacji pracy cudzoziemców przy stwierdzonych nadużyciach
- Ryzyko odpowiedzialności po stronie klienta korzystającego z usługi, nie tylko dostawcy
Co pozostaje legalne
Nowe przepisy nie zakazują korzystania z zewnętrznych zespołów — porządkują jedynie formę. Legalne pozostają dwa modele.
Pierwszy: praca tymczasowa przez certyfikowaną agencję z wpisem KRAZ. Agencja jest pracodawcą, a klient (pracodawca użytkownik) kieruje codzienną pracą zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
Drugi: outsourcing procesowy — przekazanie wykonawcy całego procesu biznesowego, na przykład pakowania czy kompletacji. Kluczowe jest, aby wykonawca faktycznie zarządzał zespołem i odpowiadał za rezultat. Jeśli pracownicy wykonawcy w praktyce podlegają poleceniom klienta, urzędy mogą uznać to za ukrytą pracę tymczasową ze wszystkimi konsekwencjami.
Dodatkowe wymogi dla agencji
Ustawa o rynku pracy zaostrzyła też warunki działania samych agencji: nowe podmioty mogą kierować cudzoziemców do pracy dopiero po dwóch latach od wpisu do KRAZ, agencje muszą mieć rzeczywistą siedzibę, a opłata za wpis wzrosła do 1000 zł. Dla firm oznacza to jedno: warto sprawdzać, czy partner ma ważny wpis KRAZ i realne doświadczenie, a nie tylko atrakcyjny cennik.
Jak przygotować firmę — checklist
Jeśli korzystasz z pracowników zewnętrznych, zweryfikuj obecny model współpracy pod kątem nowych przepisów:
- Sprawdź wpis dostawcy w rejestrze KRAZ (rejestr jest publiczny, dostępny online)
- Ustal, kto faktycznie kieruje pracą pracowników na obiekcie
- Przy outsourcingu upewnij się, że umowa opisuje proces i rezultat, a nie „wynajem osób”
- Zweryfikuj legalność pobytu i pracy cudzoziemców w zespołach zewnętrznych
- Przy wątpliwościach skonsultuj model z prawnikiem lub zmień formę na pracę tymczasową
Najczęstsze pytania
Czy outsourcing procesowy jest nadal legalny po 1 czerwca 2025?
Tak. Zakaz dotyczy pseudo-outsourcingu, w którym pracownicy są faktycznie podporządkowani klientowi. Prawdziwy outsourcing procesowy — z zarządzaniem zespołem i odpowiedzialnością za rezultat po stronie wykonawcy — pozostaje legalny.
Jak sprawdzić, czy agencja ma wpis KRAZ?
Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia jest publiczny i dostępny na stor.praca.gov.pl. Wystarczy wyszukać nazwę lub NIP podmiotu i zweryfikować zakres wpisu.
Czy zmiany dotyczą też pracowników z Polski?
Nowy zakaz i sankcje karne dotyczą powierzania pracy cudzoziemcom. Niezależnie od tego granica między outsourcingiem a ukrytą pracą tymczasową obowiązuje wszystkich — urzędy badają, kto faktycznie kieruje pracownikami.
Potrzebujesz zespołu do pracy?
Opisz swoją operację — doradzimy model i przedstawimy harmonogram startu.